En 2017, le Secrétariat du FNS a traité 8802 expertises après avoir sollicité 23’761 expert- e-s externes. Il a mené de A à Z la procédure de sélection relative à 6041 requêtes. Le Secrétariat réalise la majeure partie de ce travail via la plate-forme en ligne mySNF grâce à laquelle les chercheuses et les chercheurs déposent leur demande de subsides, les expert-e-s saisissent leurs expertises, le Conseil de la recherche et les comités évaluent les requêtes
Cependant, malgré les facilités qu’offre mySNF, le dialogue demeure l’une des composantes essentielles de la procédure de sélection. Le Conseil de la recherche et les comités d’évaluation siègent à Berne pour examiner les requêtes. Par ailleurs, les chercheurs qui sollicitent un subside dans les instruments d’encouragement de carrières doivent présenter personnellement leur projet et passer un entretien. Le Secrétariat organise l’ensemble des séances et interviews (2017 : 400), consigne les discussions par écrit et communique les décisions aux requérant-e-s.
Sur toute la durée d’un projet, le Secrétariat contrôle les rapports scientifiques et financiers des chercheurs, s’occupe des mutations de personnel, des demandes de modification et de bien d’autres notifications encore. En 2017, le Secrétariat a traité 18’000 rapports et dossiers, en grande partie également via mySNF.
L’une des principales missions du Secrétariat consiste à développer l’encouragement de la recherche en étroite collaboration avec le Conseil de la recherche. Il a ainsi mis sur pied en 2017 de nouveaux instruments en faveur de l’encouragement des carrières et introduit le principe des données ouvertes. Il entretient par ailleurs des contacts étroits avec des organisations compétentes en politique de la recherche, sur le plan national et international.
Le Secrétariat assure en outre une communication efficace. D’une part, il informe la communauté scientifique des mises au concours et des nouveaux instruments d’encouragement et, d’autre part, porte à la connaissance du public et des milieux politiques de quelle manière le FNS utilise les fonds fédéraux, et présente les résultats de la recherche ainsi financée.
Le Secrétariat gère également la banque de données de recherche P3 qui renferme les projets que le FNS finance ou a financés. Plus de 100’000 personnes ont consulté P3 en 2017.