En dix ans, mySNF se hisse au cœur de tous les processus

C'est en 2011 que le FNS est entré définitivement dans l’ère du numérique. La mise en place d’un traitement et d’un suivi électroniques généralisés, via la plateforme mySNF, des projets retenus et des requêtes a permis d’abandonner les derniers formulaires papier. Avec la fin du support papier et des envois par la Poste, les chercheuses et chercheurs ont alors pu gérer et effectuer en ligne l’ensemble de leurs requêtes et projets.

Mais pour Mario Andenmatten, responsable de la division IT Business Services, « le passage d’un système papier à un système en réseau doté de nombreuses fonctions de contrôle de processus et d’informations a été long ». La grande quantité d’archives papier encore présentes au FNS témoigne de l’utilisation prédominante et généralisée de la machine à écrire entre la création du FNS dans les années 1950 et 1972. Selon Mario Andenmatten, c’est cette année-là que le numérique a fait son apparition : « L’introduction d’un système de cartes perforées a permis au FNS d’enregistrer et de traiter pour la première fois des données de manière structurée. » Il faudra attendre encore dix ans pour assister au lancement d’un véritable système de gestion des données (1982), jusqu’à ce qu’il soit remplacé en 1991 par un système informatique plus performant pour gérer les données.

Grâce au développement permanent de ses systèmes de gestion à un rythme quasi décennal, le FNS a pu augmenter continuellement la part des dossiers dématérialisés jusqu’au début des années 2000. « Le papier était toutefois encore prédominant et l’est resté pendant un certain temps », précise Benjamin Rindlisbacher, responsable de la division Données et systèmes. Il a donc fallu saisir manuellement toutes les requêtes papier dans les systèmes de gestion existants, ce qui a entraîné une charge de travail importante et a été source d’erreurs. Et de nombreux éléments des dossiers étaient envoyés par la Poste ou par fax. Dans ce cas, c’était le cachet de la poste qui faisait foi pour le délai de soumission. « Par ailleurs, le suivi et l’exploitation des données impliquaient des processus fastidieux », ajoute Benjamin Rindlisbacher.

Depuis le passage au nouveau millénaire, cette évolution a toutefois connu une accélération fulgurante également au FNS grâce aux progrès de la numérisation. Entre 2002 et 2012, les différentes étapes du développement du système de gestion se sont enchaînées à un rythme effréné : lancement de la nouvelle administration électronique des requêtes (2002), ouverture de la plateforme Web mySNF aux scientifiques (2007) et aux expert-e-s (2008) et mise en ligne de la nouvelle base de données de recherche P3 (2012). Cette dernière propose actuellement au public des informations sur environ 65’000 projets et sur plus de 90’000 chercheurs soutenus par le FNS, et garantit ainsi une transparence totale sur les activités d’encouragement du FNS. Depuis 2016, la base de données est reliée à opendata.swiss, le portail des données ouvertes de l’administration publique suisse.<p/&

A l’origine destinée à la soumission de requêtes pour les chercheurs, mySNF a été continuellement développée dès 2008. « Aujourd’hui, mySNF englobe la quasi-totalité des processus liés à l’encouragement de la recherche, depuis le traitement de la soumission et de l’évaluation des requêtes jusqu’au lifetime management, ce qui en fait une plateforme assez unique », explique Benjamin Rindlisbacher. Compte tenu de la hausse constante du nombre de requêtes et des exigences, le Secrétariat du FNS ne manque pas de travail mais il est dans tous les cas moins pénible. « Aujourd’hui, plus de ressources sont investies dans la qualité. La numérisation a rendu la saisie et la gestion des données relatives aux requêtes et aux projets beaucoup plus efficaces et moins sujettes à erreurs. » Le mot d’ordre est le suivant : saisir les données une seule fois et les utiliser plusieurs fois ! De plus, mySNF est aujourd’hui l’outil central pour l’organisation des processus d’évaluation et pour la recherche d’expert-e-s dans le monde entier. Ainsi, environ 26’500 demandes d’expertise pour un total de près de 3000 requêtes ont été envoyées par le biais de mySNF en 2016. Dans l’ensemble, 9600 expertises externes ont été établies.

L’introduction de la plateforme mySNF était censée faciliter le travail administratif des chercheuses et chercheurs pour leurs projets et requêtes. Elle devait aussi permettre aux expert-e-s de mener à bien l’ensemble du processus d’évaluation grâce à un seul système intégré. Les divers avantages du système de contrôle des processus et d’informations entièrement numérique destiné à la communauté scientifique sont également incontestables (voir l’article ci-contre). Toutefois, mySNF implique aussi certaines contraintes dues à la numérisation croissante : le volume de données à traiter toujours plus important va en contradiction avec le besoin généralisé de moins d’administration. De plus, la demande légitime d’une protection des données fiable limite l’exploitation des données disponibles à des fins de soutien ou d’analyse. Il convient donc dans l’intérêt de tous de trouver le bon équilibre.

« Le renouvellement technologique constant de la plateforme Web mySNF, qui fête ses dix ans, est un sujet récurrent », souligne Mario Andenmatten. Il faut encore mieux prendre en compte les évolutions, comme le travail mobile. Les processus pris en charge par mySNF sont en outre constamment optimisés et perfectionnés. Ainsi, le FNS alimente également sa plateforme avec des données provenant d’organisations partenaires et d’institutions de recherche. « L’avenir est à l’appariement des données et à l’interconnexion des prestations de services au-delà des frontières. Nous travaillons par conséquent actuellement à l’intégration d’ORCID, une plateforme mondiale d’information à but non lucratif destinée aux chercheurs », explique Benjamin Rindlisbacher. Selon ce dernier, avec mySNF, le développement du système de gestion à celui d’information, des outils au système de contrôle des processus, du système local au service en ligne interconnecté va de manière générale toujours plus loin. L’objectif reste toutefois le même : « Décharger les chercheuses et chercheurs des tâches administratives, optimiser les processus et améliorer encore la qualité de l’encouragement de la recherche grâce à des méthodes et à des technologies innovantes ! »